De werkkostenregeling is voor iedere werkgever verplicht vanaf 1 januari 2015. En er zijn enkele veranderingen vanaf januari 2015. Maak uw administratie gereed voor de werkkostenregeling 2015.

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die behoren tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Dit kan voor u betekenen dat u op 1 januari 2015 uw administratie moet hebben aangepast.

Bent u werkgever en kan uw administratie de werkkostenregeling nog niet verwerken? Pas dan uw administratie nog aan voor het nieuwe jaar!
Bent u werkgever en gebruikt u de werkkostenregeling al? Dan zijn voor u de veranderingen vanaf januari 2015 belangrijk. U moet misschien uw administratie nog aanpassen. Doe dat op tijd!

Lees voor meer informatie: www.belastingdienst.nl/wkr.
Daar staat:
- een link naar een stappenplan invoering werkkostenregeling
- een overzicht met de veranderingen vanaf 1 januari 2015

Wat moet u doen als uw bedrijf overstapt op de werkkostenregeling?
Als u per 1 januari 2015 de werkkostenregeling gaat invoeren, moet u op een paar zaken letten.
- Stappenplan invoering werkkostenregeling

Het stappenplan hieronder kunt u gebruiken als u per 1 januari 2015 overstapt op de werkkostenregeling:
- Stap 1: Pas uw administratie aan.
- Stap 2: Bepaal of de vergoedingen en verstrekkingen loon zijn.
- Stap 3: Ga na of de vergoedingen en verstrekkingen onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen vallen.
- Stap 4: Bereken de vrije ruimte.
- Stap 5: Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer.
- Stap 6: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing.

Stap 1: Pas uw administratie aan
Om de werkkostenregeling goed te kunnen toepassen, adviseren wij u om uw administratie aan te passen.
Bijvoorbeeld:

  • U moet het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen, weten om te kunnen beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. Dit totaalbedrag moet u uit uw administratie kunnen halen. Staat in de administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet u de btw alsnog toevoegen. Dit geldt niet als u hierover een andere afspraak met ons hebt gemaakt.
  • U moet het totaalbedrag in uw financiële administratie kunnen toetsen aan het fiscale loon in uw loonadministratie om te beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. U kunt dit per aangiftetijdvak of eens per jaar doen.
  • U kunt verschillende grootboekrekeningen in uw administratie aanmaken waarop u de verschillende categorieën vergoedingen en verstrekkingen boekt.
    Weet u niet precies hoe u uw administratie moet aanpassen? Raadpleeg dan een intermediair.

Stap 2: Bepaal of de vergoedingen en verstrekkingen loon zijn
De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of vrijgesteld loon zijn, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Zie voor meer informatie: Geen loon
of geen belast loon.

In 2 gevallen is loon uit vroegere dienstbetrekking verplicht eindheffingsloon. Dat geldt voor
vergoedingen en verstrekkingen in de vorm van:

  • korting op producten uit uw eigen bedrijf voor postactieve werknemers die u ook aan uw werknemers geeft (geldt alleen als u over de grenzen heen gaat van de gerichte vrijstelling voor korting op producten uit uw eigen bedrijf). Zie voor de voorwaarden: Korting op producten uit eigen bedrijf.
  • verstrekkingen voor postactieve werknemers die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een kerstpakket

Stap 3: Ga na of de vergoedingen en verstrekkingen onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen vallen.
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar u kunt ze toch onbelast vergoeden en verstrekken zonder dat dat ten koste gaat van uw vrije ruimte. Dat is het geval bij:

  • gerichte vrijstellingen
  • nihilwaarderingen

Stap 4: Bereken de vrije ruimte
U kunt per jaar maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. U berekent uw vrije ruimte over 2015 op basis van het totale fiscale loon van 2015. Als u eerder wilt weten of u uw vrije ruimte overschrijdt, kunt u deze bijvoorbeeld schatten op basis van het fiscale loon van 2014. Op basis van deze schatting kunt u bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen u aanwijst als eindheffingsloon, zodat u de vrije ruimte van 1,2% niet overschrijdt.

Stap 5: Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer
U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u behandelt als eindheffingsloon en welke u behandelt als loon van de werknemer en dus normaal belast.
Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingsloon. Altijd loon van de werknemer zijn:

  • een auto van de zaak (behalve de waarde van buitengewone beveiligingsmaatregelen van de auto)
  • een woning (behalve het pied-à-terre en de waarde van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning)
  • boetes (dit geldt niet voor verkeersboetes die u wel op uw werknemers kon verhalen, maar die u niet hebt verhaald; dat loon mag u wel aanwijzen als eindheffingsloon)
  • vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten
  • de vergoedingen en verstrekkingen die u niet als eindheffingsloon hebt aangewezen
  • het deel van de vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens van de gebruikelijkheidstoets uitkomt

U maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken. U hoeft dus niet vooraf - bijvoorbeeld aan het begin van het jaar - te kiezen. De keuze blijkt uit uw administratie, waarin u de vergoeding of verstrekking opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoeft u niet bij ons te melden. Als bij een controle van uw administratie door ons blijkt dat u een vergoeding of verstrekking niet hebt opgenomen als eindheffingsloon en ook niet als loon van de werknemer, dan gaan wij er vanuit dat deze eindheffingsloon is.

Hebt u eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. U kunt vergoedingen of verstrekkingen dus niet met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon. Wel mag u achteraf fouten herstellen. Als u bijvoorbeeld een vergoeding als loon van de werknemer hebt behandeld terwijl u met uw
werknemer eindheffingsloon had afgesproken, of andersom. U moet deze correcties in uw loonadministratie verwerken.

Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking, bijvoorbeeld door een fiets aan te wijzen als eindheffingsloon binnen uw vrije ruimte. De werkkostenregeling geeft u grotere vrijheid om hierover afspraken te maken, dan de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. U kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen met hulpmotor.

Let op!
Een cafetariaregeling kan tot gevolg hebben dat het brutoloon van uw werknemer lager wordt. Dat geldt voor individuele regelingen en regelingen die in een cao vastliggen. In plaats van een bepaald bedrag aan brutoloon, kiest uw werknemer bijvoorbeeld voor een gericht vrijgestelde vergoeding voor reiskosten. Bij
de berekening van uw vrije ruimte gaat u uit van dit lagere brutoloon.

Als u vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon aanwijst
Sommige vormen van loon kunt u niet aanwijzen als eindheffingsloon (zie hiervoor). Verder bepaalt u zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u niet tot het loon van de werknemer rekent, maar als eindheffingsloon aanwijst. Voor het aanwijzen van deze vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon hoeft uw werknemer niet per se eerst zelf kosten te maken. U hoeft dus geen bonnen of betalingsbewijzen van uw werknemers te vragen.

Let op!
Als u aan 1 of enkele werknemers vergoedingen of verstrekkingen geeft die veel meer dan gebruikelijk zijn, dan moet u het deel dat meer dan gebruikelijk is, rekenen tot het loon van de werknemer. Zie voor meer informatie: Gebruikelijkheidstoets.

Ook loon in natura kunt u aanwijzen als eindheffingsloon. Voor loon in natura geldt onder de werkkostenregeling een andere manier van waarderen dan onder de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Zie hiervoor: Loon in natura waarderen.

Stap 6: Bereken 80% eindheffing
Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing. U kunt per aangiftetijdvak of eens per jaar de eindheffing aangeven en betalen. Zie voor meer informatie: Bepalen en toetsen vrije ruimte eens per jaar.

Bron: Belastingdienst, 13-10-2014, ingezonden door Peter Knijn.