Bestuur en kascommissie

Met vijftien tips voor een effectieve samenwerking!

Er wordt van u als bestuurder van een uitvaartvereniging nogal wat verwacht op administratief en financieel gebied. Daarom is het slim om een beter gebruik te maken van uw kascommissie. Een goede samenwerking met uw kascommissie is voor elk bestuur van groot belang: de kascommissie geeft u als het ware een “second opinion” over de correctheid en toereikendheid van het financieel verslag.

Een gedegen jaarlijkse controle is niet alleen nuttig om administratieve fouten of fouten met belastingen te voorkomen, maar ook om fraude en andere onregelmatigheden te voorkomen of in ieder geval zo snel mogelijk te signaleren!

Vertrouwen
Vertrouwen lijkt in onze hedendaagse maatschappij het toverwoord te zijn. De bankencrisis is ontstaan door een gebrek aan vertrouwen. De beurscrisis ontstond door een gebrek aan vertrouwen. De hele economische crisis ontstond door een gebrek aan vertrouwen.
Toch zijn vele crisissen bij verenigingen en stichtingen ontstaan door een te groot vertrouwen. Veel organisaties vertrouwden erop dat de penningmeester de fiscale regelgeving goed genoeg kende en werden verrast door forse naheffingsaanslagen. Andere organisaties vertrouwden erop dat de penningmeester goudeerlijk was en werden verrast door fraude, soms voor onvoorstelbaar grote bedragen.

Gefundeerd vertrouwen of blind vertrouwen?
Elk verstandig bestuur weet dat controle nodig is. Toch zijn slechts weinig besturen erg enthousiast als leden van een kascommissie kritische vragen stellen of diep in de administratie van de vereniging willen graven.
Natuurlijk is dat niet verstandig. De kascommissie is immers niet aangesteld omdat men de penningmeester of het hele bestuur niet vertrouwt. Maar vertrouwen zonder verificatie is blind vertrouwen en dat is niet de bedoeling.
Een kascommissie controleert of het financieel verslag dat het bestuur jaarlijks opstelt, in orde is. Bijna alle verenigingen hebben een kascommissie en ook veel stichtingen hebben een kascommissie.
Als een deskundige kascommissie een gedegen controle van het financieel verslag heeft uitgevoerd, kan het bestuur gefundeerd vertrouwen dat dit verslag oké is. En dat betekent óók dat er op een later tijdstip geen fiscale of andere verrassingen zullen optreden.

Belang van elk bestuurslid
Elk individueel bestuurslid heeft veel belang bij een goed uitgevoerde jaarlijkse controle. Een nogal onbekende en daardoor weinig nageleefde bepaling in het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat elk individueel bestuurslid het financieel verslag persoonlijk moet ondertekenen. “Ontbreekt de ondertekening” dan moet “daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt” worden aan de ledenvergadering, zo staat in artikel 48 Boek 2 BW. Deze bepaling onderstreept nog eens dat de verantwoordelijkheid voor een goed financieel verslag niet alleen bij de penningmeester ligt, maar bij het hele bestuur.
Nu zal een goede penningmeester natuurlijk wel weten of het financieel verslag klopt, maar hoe kan een ander bestuurslid zich ervan overtuigen dat deze bestuursverantwoording in orde is?
Op de eerste plaats zal elk bestuurslid zelf kritisch naar de cijfers moeten kijken. En als het goed is, is het onderwerp “financiën” gedurende het hele jaar al regelmatig een onderwerp van bespreking tijdens bestuursvergaderingen geweest.
Maar om echt te kunnen vaststellen dat het financieel verslag in orde is, is ook een bestuurslid afhankelijk van het werk van de kascommissie. Deze commissie heeft immers toegang tot de volledige administratie van de vereniging en is daardoor veel beter in staat om een goede controle uit te voeren dan een individueel bestuurslid kan doen.

Communicatie
Een professioneel functionerende penningmeester zal in het algemeen geen enkel probleem hebben met een professioneel functionerende kascommissie.
Lastiger wordt het als één van de partijen niet deskundig is. Via mijn “vraagbaak” op www.kascommissiegids.nl krijg ik veel vragen van vrijwilligers in een kascommissie die een conflict hebben met een bestuur.
Veelal zijn die vragen terug te voeren op het onvoldoende deskundig zijn van één van de partijen. Een kascommissie die niet vakkundig is, stelt bijvoorbeeld veel niet ter zake doende vragen en dat roept irritatie op bij de penningmeester. Of de kascommissie is wel deskundig en stelt de goede vragen, maar de penningmeester ziet het nut van een controle helemaal niet in (of heeft iets te verbergen) en dat leidt ook tot problemen natuurlijk.
Overigens zou elke vrijwilliger in een kascommissie over een forse dosis communicatieve vaardigheden moeten beschikken, want slechts weinig mensen vinden het echt leuk om gecontroleerd te worden….

15 Tips voor een effectieve samenwerking!

Tips voor het bestuur

• Zorg voor een goede bemensing van de kascommissie.
  Selecteer geschikte leden tijdig. Dat is dus vóór de algemene ledenvergadering. Laat niet van het toeval afhangen wie zich beschikbaar stelt voor zo‟n belangrijke functie.
• Laat zien dat u belang hecht aan een gedegen controle van het financieel verslag. Nodig de leden van de kascommissie uit voor een gesprek met het dagelijks bestuur waarin u het belang van een goede controle benadrukt en afspraken maakt voor de samenwerking.
• Plan dit gesprek niet kort vóór de (leden)vergadering waarin de commissie verslag moet doen van haar bevindingen, maar kort ná de ledenvergadering waarin de commissieleden zijn benoemd.
• Verlang van de kascommissie dat zij zich goed voorbereidt op haar belangrijke taak. Verlang van . Dan weet u wde kascommissie dat zij de controle doet aan de hand van checklists.
  Zelfs elke ervaren accountant controleert met behulp van een checklist. Zonder gebruik van een checklist is het gevaar groot dat zaken over het hoofd worden gezien.
  De checklists in de Kascommissiegids bevatten ook aandachts- en controlepunten op het gebied van loonheffingen, omzetbelasting en kansspelbelasting. De teksten in de gids over deze belastingen zijn afgestemd met de Belastingdienst.
• Plan een overleg tussen de eigenlijke controle en (bij een vereniging) de ledenvergadering om de bevindingen van de commissie te bespreken.
• Evalueer met penningmeester én commissie de controle. Schroom niet om de controle “over” te laten doen als u er niet van overtuigd bent dat de controle op een degelijke manier is geschied.
• Koop en lees De Kascommissiegids wat u kunt en zou moeten verwachten van een goede kascommissie en dat leidt ook tot een beter wederzijds begrip.

Tips voor de kascommissie

• Bereid de daadwerkelijke controle vóór. Vergelijk de jaarcijfers met de cijfers van het jaar ervoor en met de begroting.
• Voer de controle uit aan de hand van een geschikte checklist. In De Kascommissiegids staan diverse checklists, die gebruikers van deze gids ook via www.kascommissiegids.nl kunnen downloaden en kunnen aanpassen aan de specifieke situatie van de eigen vereniging.
  De checklists in de Kascommissiegids bevatten ook aandachts- en controlepunten op het gebied van loonheffingen, omzetbelasting en kansspelbelasting. De teksten in de gids over deze belastingen zijn afgestemd met de Belastingdienst.
• Uw taak is de controle van het financieel verslag, dus van balans, resultatenrekening en de toelichtingen daarbij. Dat betekent dat u van elke post van de balans en resultatenrekening moet vaststellen dat deze correct is.
• “Correct” wil niet alleen zeggen “juist”, maar óók volledig. Ter illustratie: als de balans vermeldt “crediteuren € 250,-“ moet u niet alleen vaststellen dat er inderdaad nog € 250 verschuldigd is aan crediteuren, maar óók dat er niet méér verschuldigd is. Met andere woorden : zijn alle crediteuren vermeld en voor alle schulden?
• Controle is niet moeilijk, maar u moet wel even weten hoe het moet. Volg zo mogelijk een workshop (in twee avonden krijgt u voldoende eye-openers en tips voor de controle om een degelijke controle te kunnen doen).
• Leg een dossier aan met onder meer statuten, reglement, checklists, jaarstukken, met het bestuur gemaakte afspraken. Draag dit dossier over aan de volgende kascommissie zodat deze een goed uitgangspunt heeft voor de volgende controle.
• Communiceer op een positieve manier! Wees niet karig met complimenten en geef geen kritiek. Beperk u tot feitelijkheden en adviseer over verbetermogelijkheden. 

Over de auteur: drs. Maarten den Ouden is verenigingsman, bedrijfseconoom en registeraccountant. Hij is auteur van De Kascommissiegids (voor “gewone verenigingen”, ook goed bruikbaar voor stichtingen) en van De Kascommissiegids voor Verenigingen van Eigenaars.

Zie www.kascommissiegids.nl.

Bezitters van het boek kunnen via deze site ook de handige checklists downloaden en vragen stellen aan de auteur.

Bron: Nardus Nieuwsbrief februari 201x